Blog
Als het alarm afgaat midden in de nacht, wilt u niet zelf naar het bedrijfspand. Toch moet iemand kijken wat er aan de hand is en zo nodig de politie erbij halen. Sleutelbeheer en alarmopvolging uitbesteden betekent dat een beveiligingsbedrijf de sleutel bewaart, alarm krijgt als het systeem afgaat en dan voor u ter plaatse komt. Dat klinkt eenvoudig, maar roept ook vragen op: wie heeft toegang tot uw sleutel, hoe snel komt er iemand en wat kost die zekerheid?
Sleutelbeheer houdt in dat u een sleutel of toegangscode overdraagt aan een beveiligingsbedrijf, zodat zij het pand kunnen binnengaan als het alarm afgaat. Die sleutel ligt opgeslagen in een afgesloten kluis op het kantoor van de beveiligingsorganisatie. Alleen bevoegde medewerkers hebben er toegang toe, en elk moment waarop de sleutel wordt gepakt, wordt geregistreerd. Dat sluit aan bij de Wpbr, die voorschrijft dat beveiligingsbedrijven met een vergunning van het Ministerie van Justitie en Veiligheid werken en administratie bijhouden over wie wanneer waartoe toegang heeft.
Alarmopvolging betekent dat het beveiligingsbedrijf reageert op meldingen van uw alarmsysteem. Dat kan via een eigen meldkamer of via een externe meldkamer die de melding doorstuurt. Zodra het alarm afgaat, belt de meldkamer eerst naar de contactpersonen op uw lijst. Neemt niemand op of is het vermoeden van inbraak groot, dan gaat er een beveiliger met uw sleutel naar het pand om ter plaatse te controleren.
Er zijn drie redenen waarom organisaties sleutelbeheer en alarmopvolging uit handen geven:
U hoeft niet zelf te komen. Als het alarm afgaat om drie uur 's nachts, staat er een beveiliger op uw stoep in plaats van uzelf. Dat scheelt stress en slaap, en het voorkomt dat u vanaf vakantie of een weekendje weg terug moet rijden.
Snellere reactie. Een beveiligingsbedrijf zet piketdiensten in die op korte afstand van uw locatie paraat staan. Dat betekent aanrijtijden van minuten in plaats van een halfuur of meer.
Verzekering en aansprakelijkheid. Sommige verzekeraars eisen dat alarmopvolging door een vergunninghoudend bedrijf gebeurt. Als u zelf gaat kijken en er blijkt een inbreker in het pand te zijn, loopt u persoonlijk risico. Een beveiliger is getraind in hoe je veilig een pand controleert en wanneer je de politie inschakelt.
Een voorbeeld uit de praktijk: een kantoor in Leeuwarden had het sleutelbeheer bij de facilitair manager gelegd, die twintig minuten rijden verderop woonde. Het alarm ging meermaals vals af door een instelling van de bewegingsmelder. Elke keer moest de manager op en neer, totdat hij de alarmopvolging bij een beveiligingsbedrijf onderbracht. Sindsdien controleert een beveiliger eerst of er echt iets aan de hand is voordat de manager wordt gebeld.
Bij het aangaan van de overeenkomst ontvangt het beveiligingsbedrijf één of meer sleutels van uw pand. Die sleutels worden geregistreerd met een uniek nummer en opgeslagen in een beveiligde kluis. In het contract staat wie de sleutel mag gebruiken, bij welke alarmmeldingen die wordt ingezet en wat er gebeurt als de sleutel kwijtraakt.
Goede afspraken gaan ook over wat er na het contract gebeurt. Als u de overeenkomst beëindigt, krijgt u de sleutel retour en tekent u voor ontvangst. Wordt de sleutel toch vermist, dan vervangt u het slot en draait het beveiligingsbedrijf voor de kosten op als de fout bij hen ligt.
Naast fysieke sleutels kan het ook gaan om digitale toegangscodes, een pasje of een mobiele app. Moderne toegangscontrole maakt het mogelijk om per situatie en per persoon rechten in te stellen. Zo kunt u een beveiliger toegang geven voor een specifiek tijdvak, bijvoorbeeld alleen tijdens piketuren, en die toegang achteraf weer intrekken zonder het hele systeem opnieuw te programmeren.
De meldkamer krijgt een signaal van uw alarmsysteem binnen. Dat kan een inbraakmelding zijn, maar ook een technische storing of een valse melding. De meldkamer belt eerst de contactpersonen op de lijst: eigenaar, bedrijfsleider of beheerder. Antwoordt niemand binnen de afgesproken tijd, of geeft de contactpersoon aan dat hij niet kan komen, dan schakelt de meldkamer de beveiliger in.
De beveiliger rijdt naar het pand, controleert van buitenaf of er sporen van braak zijn en gaat vervolgens naar binnen met de sleutel. Hij loopt een rondje door het gebouw, checkt deuren, ramen en ruimtes, en zoekt naar afwijkingen. Ziet hij iets verdachts of treft hij een opengebroken deur aan, dan belt hij meteen de politie en wacht buiten tot die arriveert. Blijkt het loos alarm, dan schakelt de beveiliger het systeem uit, sluit het pand weer af en rapporteert wat hij heeft aangetroffen.
Die rapportage krijgt u dezelfde dag nog, digitaal of telefonisch. Daarin staat het tijdstip van de melding, wie er ter plaatse is geweest, wat de beveiliger heeft gezien en welke actie hij heeft ondernomen. Die informatie is belangrijk voor uw verzekering als er wel iets is voorgevallen en voor uzelf om patronen te herkennen: gaat het alarm telkens vals af op dezelfde plek, dan kunt u het systeem daarop aanpassen.
De prijs van sleutelbeheer en alarmopvolging hangt af van vijf factoren:
Hoe verder uw pand van de standplaats van de beveiligingsorganisatie ligt, hoe langer de aanrijtijd en hoe hoger het tarief. In steden en op bedrijventerreinen in Friesland, zoals rond Heerenveen of Drachten, zijn de afstanden beperkt. Voor locaties op het platteland of in dunbevolkte gebieden rekenen beveiligingsbedrijven vaak een toeslag.
Sommige contracten werken met een maandelijks vast bedrag voor sleutelbeheer en een variabel tarief per alarmmelding. Andere contracten bieden een pakket met een bepaald aantal ritten per jaar inbegrepen, en daarboven betaalt u per uitruk. Gaat uw alarm zelden af, dan is de eerste constructie goedkoper. Bij regelmatige loos alarm door een gevoelig systeem kan een pakket voordeliger uitpakken.
Een melding overdag kost minder dan een melding 's nachts, in het weekend of op een feestdag. De toeslag voor onregelmatige uren loopt op tot vijftig procent of meer. Die toeslag dekt de kosten van piketdiensten en de beschikbaarheid buiten kantooruren.
Een klein kantoorpand met één verdieping vraagt minder controle dan een groot bedrijfsgebouw met meerdere hallen en tussendeuren. Panden met gevaarlijke stoffen of waardevolle goederen vragen om een beveiliger met extra training, en dat zie je terug in het tarief.
Een beveiligingsbedrijf met een vergunning van het Ministerie van Justitie en Veiligheid en met het Keurmerk Beveiliging rekent iets meer dan een aanbieder zonder die certificering, maar de dienst is wel verzekerd en controleerbaar. U weet zeker dat de beveiliger een geldig diploma Beveiliger 2 heeft en een beveiligingspas bij zich draagt, wat essentieel is als hij namens u het pand betreedt.
Voor een indicatie van de marktprijzen verwijzen we naar het artikel wat kost een beveiliger per uur, waarin uitleg staat over de factoren die het tarief bepalen.
Als u een sleutel afgeeft, geeft u toegang tot uw pand. Daarom is het belangrijk dat het beveiligingsbedrijf aansprakelijkheidsverzekering heeft en traceerbaar werkt. Elk moment waarop de sleutel wordt gebruikt, moet geregistreerd staan. Wie heeft de sleutel gepakt, waarom en wanneer is die teruggelegd? Die registratie is niet alleen intern handig, maar ook nodig als er achteraf discussie ontstaat over wie waar was.
Daarnaast moet de beveiliger die met uw sleutel gaat een gescreende beveiligingspas hebben. De politie screent elke beveiliger op betrouwbaarheid voordat de korpschef die pas afgeeft. Zonder pas mag iemand geen beveiligingswerkzaamheden uitvoeren, ook niet als hij wel een diploma heeft. Controleer bij het tekenen van het contract of het beveiligingsbedrijf werkt met eigen personeel dat een geldige pas heeft, en niet met onderaannemers van wie u de achtergrond niet kent.
Steeds meer organisaties kiezen voor camerabewaking met externe monitoring in plaats van een fysieke sleutel af te geven. Bij een alarmmelding kijkt de beveiliger eerst via de camera's wat er aan de hand is. Ziet hij niets verdachts, dan hoeft er niemand ter plaatse te komen en is de melding afgehandeld. Ziet hij wel een inbreker, dan belt hij meteen de politie en volgt de situatie via de camera's totdat de politie er is.
Dat bespaart ritkosten en voorkomt dat een beveiliger onnodig naar het pand komt bij loos alarm. Het nadeel is dat u wel een deugdelijk camerasysteem nodig hebt met live verbinding, en dat de beveiliger het pand niet fysiek controleert. Voor sommige verzekeraars is een camera niet voldoende: zij eisen dat iemand daadwerkelijk het pand binnengaat en checkt of alles in orde is.
Een andere optie is mobiele surveillance: een beveiliger die regelmatig langsrijdt en bij een alarmmelding snel ter plaatse kan zijn, maar geen sleutel heeft. Hij checkt dan van buitenaf en belt de politie als er iets aan de hand is. Dat werkt goed voor panden waar de buitenkant goed te overzien is en waar de meeste risico's aan de gevel of het hek zitten.
Controleer voordat u een contract aangaat de volgende zaken:
Die vragen zijn niet bedoeld om te controleren of het bedrijf te vertrouwen is, maar om helder te krijgen hoe de dienst werkt en wat u kunt verwachten. Een professionele partij geeft daar zonder omwegen antwoord op.
Sleutelbeheer en alarmopvolging zijn onderdeel van een breder veiligheidsplan. Voor veel bedrijfspanden is objectbeveiliging niet nodig, maar is een combinatie van een alarmsysteem, camera's en alarmopvolging voldoende. Voor panden met een hoger risico, zoals een bouwplaats met dure machines of een winkel met kostbare voorraad, voegt u daar een ronde van mobiele surveillance of een vaste post aan toe.
In het artikel objectbeveiliging of mobiele surveillance leest u hoe u die afweging maakt. Voor leegstaand vastgoed is alarmopvolging met sleutelbeheer vaak de minimale eis van de verzekeraar, zoals beschreven in leegstaand vastgoed beveiligen.
Mag ik de sleutel na het contract weer terugvragen?
Ja. Bij beëindiging van de overeenkomst krijgt u de sleutel retour en tekent u voor ontvangst. Staat dat niet in het contract, vraag er dan naar voordat u tekent.
Wat als de beveiliger de sleutel verliest?
Dan betaalt het beveiligingsbedrijf de kosten voor een nieuw slot, mits de fout bij hen ligt. Dat moet schriftelijk in het contract staan, inclusief aansprakelijkheidsverzekering.
Hoe snel is de beveiliger ter plaatse bij een alarmmelding?
Dat hangt af van de afstand tot uw pand en de afspraken in het contract. Robu Beveiliging staat binnen 2 uur op locatie in heel Friesland bij spoed, maar voor veel locaties is de aanrijtijd korter.
Wilt u weten hoe sleutelbeheer en alarmopvolging voor uw bedrijfspand werken en wat het kost? Vraag een gratis QuickScan aan via ons offerteformulier of bel 058 303 1348 voor een adviesgesprek. We bellen binnen één werkdag terug.
Robu Beveiliging B.V. heeft een vergunning van het Ministerie van Justitie en Veiligheid met nummer ND 7201, heeft het Keurmerk Beveiliging behaald en is ISO 9001:2015 gecertificeerd. De afgelopen 24 maanden is geen enkele dienst onbemand gebleven. Bij spoed staat er binnen 2 uur iemand op locatie in heel Friesland. Kantoor en planning nemen op tussen 8 en 23 uur, de eigenaar daarbuiten, en bij ziekte komt vervanging uit het vaste team. Elke aanvraag wordt binnen één werkdag teruggebeld.
Laat uw gegevens achter. Wij bellen u binnen één werkdag terug om uw situatie door te nemen, en daarna krijgt u een advies of offerte op maat. U zit nergens aan vast.
