Een evenement organiseren vraagt om goede voorbereiding, en beveiliging is een verplicht onderdeel. U moet tijdig een vergunning aanvragen, het juiste aantal beveiligers regelen en rekening houden met de kosten. Dit artikel legt uit wat u moet regelen en waar u op moet letten.
Een evenementenvergunning is verplicht zodra u een activiteit organiseert op openbare grond of zodra er verstoring van de openbare orde kan ontstaan. De gemeente beslist of u een vergunning nodig heeft. Bij een festival, braderieën, sportevenementen of concerten op openbare locaties komt u niet zonder vergunning weg. Ook bij een besloten evenement op privéterrein kan de gemeente een vergunning verlangen als er overlast voor de omgeving te verwachten is.
De aanvraag voor een evenementenvergunning loopt via de gemeente waar het evenement plaatsvindt. U dient de aanvraag in bij het gemeentehuis, meestal via een digitaal loket. De behandeltermijn verschilt per gemeente, maar reken op minimaal acht weken. Wacht dus niet tot het laatste moment. De gemeente toetst uw aanvraag op veiligheid, openbare orde, verkeer en geluid. Als onderdeel van die toets vraagt de gemeente bijna altijd naar uw beveiligingsplan.
Een beveiligingsplan beschrijft hoe u de veiligheid op het evenement waarborgt. Het plan bevat in elk geval het verwachte bezoekersaantal, de indeling van het terrein, de in- en uitgangen, de nooduitgangen en de route voor hulpdiensten. Daarnaast staat erin hoeveel beveiligers u inzet, waar zij staan opgesteld en wat hun taken zijn. Ook beschrijft u hoe u omgaat met agressie, dronkenschap en calamiteiten.
De gemeente bepaalt of uw plan voldoende is. In sommige gevallen vraagt zij om aanpassingen. Beveiliging is geen detail dat u erbij verzint, het is een eis om de vergunning te krijgen. Zonder goedgekeurd plan krijgt u geen toestemming voor het evenement.
Het aantal beveiligers hangt af van het soort evenement, het aantal bezoekers en het risicoprofiel. De gemeente of de veiligheidsregio geeft vaak een richtlijn. Bij een laagdrempelig evenement overdag rekent u op één beveiliger per 250 tot 350 bezoekers. Bij een evenement met alcohol, een groter publiek of een late eindtijd ligt dat getal lager, soms één beveiliger per 100 tot 150 bezoekers.
Denk ook aan de indeling van het terrein. U heeft beveiligers nodig bij de ingang voor toegangscontrole, bij de kassa, bij nooduitgangen en op het terrein zelf. Als er meerdere podia of ruimtes zijn, plaatst u op elke locatie minstens één beveiliger. Bij evenementen in Friesland, zoals Sneekweek of dorpsfeesten, ziet u vaak dat organisatoren het aantal beveiligers onderschatten. Te weinig personeel leidt tot wachttijden, frustratie en onveilige situaties.
Naast algemene beveiligers heeft u soms gespecialiseerd personeel nodig. Een portier let op de leeftijd van bezoekers en weigert wie te dronken is. Een poortwachter controleert tassen en tickets. Een brandwacht is verplicht bij evenementen met een tent, podium of andere tijdelijke bouwwerken waar publiek aanwezig is. Een EHBO-er is geen beveiliger, maar hoort wel in het veiligheidsplan thuis. Reken bij het bepalen van de bezetting rekening met pauzes en wisselingen van dienst.
De kosten voor evenementbeveiliging hangen af van het aantal beveiligers, de duur van het evenement en het moment waarop het plaatsvindt. Werk op een doordeweekse dag overdag is goedkoper dan op een zaterdagavond. Nacht-, weekend- en feestdagtoeslag verhogen het tarief. Ook de voorbereidingstijd telt mee. Het beveiligingsbedrijf moet beveiligers inroosteren, briefen en soms trainen voor het specifieke evenement.
Een langere aanrijtijd of een locatie buiten het werkgebied kan reiskosten met zich meebrengen. Hebt u speciale wensen, zoals portiers met extra training in de-escalatie of beveiligers die ook EHBO kunnen verlenen, dan betaalt u meer. Voor een gedetailleerde indicatie van uurtarieven kunt u terecht bij het artikel wat kost een beveiliger per uur. Let op dat dit marktindicaties zijn en dat het daadwerkelijke tarief afhangt van uw situatie.
Denk bij het budgetteren ook aan indirecte kosten. Een beveiligingsbedrijf rekent soms een opstarttarief voor het opstellen van het beveiligingsplan en de coördinatie. Als het evenement langer duurt dan gepland, betaalt u overuren. Bij annulering binnen een bepaalde termijn brengt het bedrijf vaak toch kosten in rekening. Maak daarom concrete afspraken over de eindtijd en zorg dat u weet wat er gebeurt als het evenement uitloopt.
Elke beveiliger op een evenement moet beschikken over het diploma Beveiliger 2 en een geldige beveiligingspas. Die pas toont aan dat de politie hem heeft gescreend en dat hij mag werken in de beveiligingsbranche. Het beveiligingsbedrijf zelf werkt op basis van een vergunning van het Ministerie van Justitie en Veiligheid, afgegeven door Justis. Die vergunning heeft een ND-nummer. Vraag altijd naar dat nummer voordat u een offerte accepteert.
Beveiligers moeten herkenbaar zijn. Zij dragen een uniform met daarop duidelijk zichtbaar de naam van het bedrijf en hun eigen naam. Ook moeten zij hun beveiligingspas bij zich dragen en op verzoek kunnen tonen. Controleer bij de intake of het bedrijf voldoet aan deze eisen. Een bedrijf dat hierover onduidelijk is, kunt u beter mijden.
Een beveiliger mag iemand de toegang weigeren, iemand verwijderen van het terrein en in bepaalde gevallen iemand aanhouden tot de politie arriveert. Hij mag niet fouilleren zonder toestemming, niemand vastbinden en geen geweld gebruiken dat verder gaat dan noodzakelijk om een situatie onder controle te krijgen. De beveiliger handelt binnen de grenzen van de wet, en u als organisator bent verantwoordelijk voor het gedrag van de beveiligers die u inhuurt. Kies daarom een bedrijf dat duidelijk is over de werkwijze en de instructies.
Goede beveiliging begint met heldere afspraken. Bespreek vooraf met het beveiligingsbedrijf wat de taken zijn, waar de beveiligers staan en hoe zij moeten handelen bij incidenten. Zorg dat het beveiligingsteam een aanspreekpunt heeft, bij voorkeur de organisator of een aangewezen veiligheidscoördinator. Die persoon neemt beslissingen als er iets misgaat en informeert de beveiligers over wijzigingen in het programma.
Houd tijdens het evenement contact met de beveiligers. Loopt het drukker dan verwacht, dan moet u snel kunnen opschalen. Is het juist rustiger, dan kunt u mogelijk beveiligers elders inzetten. Evalueer na afloop met het beveiligingsbedrijf wat goed ging en wat beter kan. Die informatie helpt bij de voorbereiding van een volgend evenement.
Bij een vechtpartij, medisch incident of brand schakelt de beveiliger direct de juiste hulpdienst in. De beveiliger schermt het incident af, zorgt voor rust en begeleidt hulpverleners naar de juiste plek. U als organisator moet zorgen dat de routes vrij zijn en dat er een duidelijk noodplan ligt. Beveiligers kunnen niet alles oplossen, maar zij kunnen wel tijd winnen en escalatie voorkomen.
Reserveer beveiliging zodra de datum van het evenement vaststaat. Populaire weekenden in de zomer, zoals Koningsdag of Bevrijdingsdag, zijn snel volgeboekt. Hetzelfde geldt voor de weekenden rond Sneekweek of andere grote evenementen in Friesland. Wacht u te lang, dan loopt u het risico dat er onvoldoende beveiligers beschikbaar zijn. Dat kan ertoe leiden dat u uw evenement moet afblazen of dat de gemeente de vergunning intrekt.
Neem bij het eerste contact met een beveiligingsbedrijf de volgende informatie mee: de datum en tijd van het evenement, de locatie, het verwachte aantal bezoekers, het soort evenement en eventuele bijzonderheden zoals alcohol of een tent. Hoe meer informatie u geeft, hoe scherper de offerte. Een goede partij belt binnen één werkdag terug en stelt aanvullende vragen om de bezetting en de aanpak goed in te schatten. Meer achtergrond over hoe u een betrouwbare partner kiest, leest u in waar let u op bij het kiezen van een beveiligingspartner in Friesland.
Kies een bedrijf met een vergunning, een keurmerk en aantoonbare ervaring met evenementen. Het Keurmerk Beveiliging en een ISO 9001:2015 certificering tonen aan dat het bedrijf werkt volgens vastgestelde normen. Vraag naar referenties van vergelijkbare evenementen. Een bedrijf dat alleen objectbeveiliging doet, is niet automatisch geschikt voor een festival met duizenden bezoekers.
Let ook op bereikbaarheid. Wat gebeurt er als er op de dag zelf een beveiliger uitvalt? Wie neemt op als u midden in de nacht belt met een vraag? Een bedrijf dat snel schakelt en vervanging regelt, voorkomt dat u met te weinig personeel komt te staan. Vraag expliciet hoe het bedrijf omgaat met ziekte en no-show. Bij Robu Beveiliging komt vervanging uit het vaste team en staat er bij spoed binnen 2 uur iemand op locatie in heel Friesland.
Mag ik zelf vrienden of vrijwilligers inzetten als beveiliger?
Nee. Wie beveiliging uitvoert, moet het diploma Beveiliger 2 hebben en in dienst zijn van een beveiligingsbedrijf met een vergunning. Zonder die vergunning en pas overtreedt u de wet en krijgt u geen evenementenvergunning.
Kan ik beveiliging op het laatste moment nog regelen?
Dat hangt af van de beschikbaarheid. Populaire weekenden zijn vaak weken van tevoren volgeboekt. Als u te laat bent, loopt u het risico dat uw evenement niet door kan gaan. Reserveer daarom direct na het vaststellen van de datum.
Wat als er meer bezoekers komen dan verwacht?
Informeer direct het beveiligingsbedrijf. Afhankelijk van de beschikbaarheid kunnen zij opschalen. Hebt u dat niet van tevoren afgesproken, dan kan het zijn dat er geen vervanging beschikbaar is. Bespreek daarom bij de intake wat de mogelijkheden zijn bij onverwachte drukte.
Wilt u weten wat beveiliging voor uw evenement kost en hoeveel beveiligers u nodig hebt? Vraag een offerte aan via het offerteformulier of bel direct naar 058 303 1348. Robu Beveiliging heeft een vergunning van het Ministerie van Justitie en Veiligheid met nummer ND08291, heeft het Keurmerk Beveiliging behaald en is ISO 9001:2015 gecertificeerd. Elke aanvraag wordt binnen één werkdag teruggebeld. Meer informatie over evenementbeveiliging vindt u op de website.
Laat uw gegevens achter. Wij bellen u binnen één werkdag terug om uw situatie door te nemen, en daarna krijgt u een advies of offerte op maat. U zit nergens aan vast.
