12 vragen voor uw beveiligingsleverancier voordat u het contract verlengt
Een beveiligingscontract verlengt vaak stilzwijgend, terwijl dat precies het moment is om te controleren of u krijgt waarvoor u betaalt. Deze twaalf vragen kunt u aan elke leverancier stellen, ook aan de huidige. Een goede partij beantwoordt ze zonder aarzelen en kan het op papier laten zien.
Vragen
Onder welke vergunning werkt u en wat is uw ND-nummer? Elk particulier beveiligingsbedrijf in Nederland heeft een vergunning van het Ministerie van Justitie en Veiligheid nodig, met een eigen ND-nummer. Een goed antwoord is het nummer zelf, op naam van de partij waarmee u het contract sluit, en niet een verwijzing naar een moederbedrijf of een onderaannemer.
Heeft iedere beveiliger die bij ons staat een geldig diploma en een VOG? Het gaat om iedereen die uw locatie betreedt, dus ook de invaller en de mensen van een eventuele onderaannemer. Vraag of de leverancier dit per persoon kan aantonen en hoe hij bijhoudt dat het actueel blijft.
Welk keurmerk of welke certificering heeft u, en op welke rechtspersoon staat die? Het Keurmerk Beveiliging en ISO 9001 zeggen iets over hoe planning, processen en klachten geregeld zijn, niet alleen over de beveiliger aan de poort. Vraag het certificaat op en controleer of de naam erop overeenkomt met de naam op uw contract.
Hoeveel verschillende beveiligers hebben in het afgelopen contractjaar op onze locatie gestaan? Vaste gezichten kennen uw procedures, uw mensen en wat er afwijkt van normaal, een wisselend gezicht begint elke keer opnieuw. Een goed antwoord is een klein vast team met namen, onderbouwd vanuit de planning en niet uit het hoofd.
Hoe vaak is een geplande beveiliger vervangen door iemand anders, en hoe werd dat met ons afgestemd? Elke vervanging is een moment waarop kennis van de locatie wegvalt. Een goede partij houdt dit bij, meldt een wissel vooraf en zet bij voorkeur iemand in die uw locatie al kent.
Hoe wordt een nieuwe beveiliger op onze locatie ingewerkt voordat hij zijn eerste dienst alleen draait? Een locatie-instructie op papier is iets anders dan meelopen met een collega die de plek kent. Vraag naar de vaste stappen, wie ze aftekent en hoeveel diensten dat kost.
Hoeveel diensten zijn in de afgelopen contractperiode onbemand gebleven of te laat gestart? Dit is het cijfer dat alles samenvat, want niet komen opdagen is de ene fout die een beveiligingspartij niet kan uitleggen. Een goed antwoord is een exact getal met de oorzaak en wat eraan is gedaan, en niet "dat komt eigenlijk niet voor".
Voldoen de roosters van de mensen op onze locatie aan de CAO Particuliere Beveiliging? Lange reeksen nachten en te korte rust tussen diensten leveren vermoeide beveiligers op, en vermoeidheid is een veiligheidsrisico op uw terrein. Vraag of u het rooster mag inzien en hoe de leverancier rusttijden en maximale diensturen bewaakt.
Als wij vandaag per direct een extra beveiliger nodig hebben, hoe snel staat die er dan, en staat dat op papier? Bij een incident, een storing of een uitval telt elk uur. Een goed antwoord is een concrete toezegging in uren die in het contract of de SLA staat, en niet "zo snel mogelijk".
Wie neemt op als wij midden in de nacht bellen, en mag die persoon zelf beslissen? Een antwoordservice die een notitie doorgeeft is iets anders dan een planner of eigenaar die direct kan schakelen. Vraag naar het nummer, de naam en wat die persoon zelf mag regelen.
Hoe verloopt de overdracht bij een dienstwissel, en wat wordt daarbij vastgelegd? Het meeste gaat mis in de minuten tussen twee diensten: een openstaande melding, een bezoeker die nog binnen is, een deur die niet dicht is. Vraag naar een vaste overdrachtsprocedure en of u die overdrachten kunt teruglezen.
Welke rapportage ontvangen wij, hoe vaak, en wat doet u zelf met wat erin staat? Een dienstrapport dat niemand leest heeft geen waarde. Een goed antwoord is een vaste rapportage met incidenten, bijzonderheden en bezetting, plus een periodiek gesprek waarin de leverancier zelf verbeterpunten aandraagt.
Wat nu
Loop de twaalf vragen door met uw huidige leverancier en noteer welke antwoorden op papier staan en welke alleen mondeling worden gegeven. Alles wat u niet zwart op wit krijgt, hoort niet in een verlengd contract. Wilt u weten hoe uw locatie er nu voor staat, dan kunt u via robusecurity.nl een gratis QuickScan op locatie aanvragen.
